首先质量体系文件要经过编制、审核、批准、分发、使用、回收、更改、再批准的过程，文件在编制的过程中要进行标识、例如质量管理文件都要标注 Q（quality）的字母，以显示是质量体系文件，然后可以带上公司名称的缩写。例如 公司（GS），那么放在一块就是Q/GS；如果是程序文件可以用Q/GDC标识，依次类推。
文件编写后要经过审核和批准，以确保文件的充分性和适宜性。对于受控文件要编号分发，并且加盖受控章，填写收发文记录。
对于不适用的文件，要进行更改。这个时候要有文件回收记录和文件修改记录，并且修改后文件要再次被批准，以确保新文件的充分性和适宜性。对于老文件要进行回收并作废处理，防止作废文件非预期的使用。
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