文件控制是应对标准和管理体系所要求的文件进行控制。记录是一种特殊类型的文件。
对以公司名义外发的文件，由公司总经理办主任拟稿、审核。审核的主要内容：是否符合党和政府的方针、政策；是否符合文字规范；是否符合公文格式；提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；涉及其它部门、地区的问题是否协调一致；审批手续是否符合要求；文字是否正确地反映了原来的意图、是否简明扼要、通俗易懂，文句是否符合语法、合乎逻辑、正确使用标点符号，文字是否规范，文中有无错漏等。.
对收到的各级各类外来的公司文件，由公司总经理办秘书负责收拆、登记、初审、送签、清退和保管；总经理的收文，由公司总经理办公室签收；公司领导的亲自收件，一律交收件人亲自处理。
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