纸质的文档可以通过扫描仪扫描到电脑上，成为电子档文件。也可以运用手机上带有扫描功能的软件，将扫描件转为电子文件。电子版扫描件是通过设备将纸质文件扫描得到的电子版文件。电子版文件可以在pc或手持设备上观看，也可以通过网络传送。
电子版文件是把纸质文档内容以计算机软件如word、Excel、PP、CAD、photoshop、H5等软件编辑出来，可以通过邮件、U盘、网络或其它传送方式传送的文件。
电子版格式有excel、chm、pdf、pdg、dwg等。其中PDF较为通用，可在文档中内嵌字体，并保留文档原貌，还可跨越不同的操作系统和语言平台，且版面格式整齐划一。
